Juridische zaken van belang bij het huren van kantoor ruimte
Op deze pagina vindt u nuttige informatie met betrekking tot de juridische aspecten die komen kijken bij de huur van kantoorruimte en het opstellen van een huurovereenkomst.
Huurovereenkomst
Het is belangrijk dat in het huurcontract wordt vastgelegd wat precies gehuurd wordt. De ruimte, de bestemming, het vloeroppervlak en de voorzieningen dienen exact beschreven te worden. De huurprijs wordt immers vaak uitgedrukt per vierkante meter en de vloeroppervlakte wordt regelmatig op een verkeerde manier berekend (let op bruto-netto).
Verder kunt u de schriftelijke afspraken over de servicekosten controleren en zorgen dat de verhuurder niet het recht heeft om eenzijdig wijzigingen in de servicekosten door te voeren. Zorg bovendien voor een heldere afspraak omtrent wat voor service er wordt geleverd alsmede een duidelijk jaarlijks schriftelijk overzicht van de kosten. Gaat u ook na of de bijzondere bepalingen die u met de verhuurder heeft afgesproken, vermeld staan in de huurovereenkomst. Zo kan in het geval van een bedrijfsverzamelgebouw of een business center worden afgesproken dat u als huurder voorkeursrecht heeft voor het huren van een vrijkomende kantoor ruimte. Ga bij standaardcontracten er niet vanuit dat het wel goed zit. Lees alles en ga pas akkoord met huurovereenkomst indien u alles begrijpt en ook werkelijk akkoord bent.
Duur huurovereenkomst
Er zijn geen wettelijke bepalingen voor de duur van de huurovereenkomst voor kantoor ruimten. Dit betekent dat de huurder en verhuurder samen kunnen overeenkomen voor welke periode een huurovereenkomst wordt afgesloten.
Huurprijzen
De huurder en verhuurder kunnen de huurprijs geheel vrij overeenkomen, evenals de huurverhogingen. Het is erg belangrijk dat de huurder en verhuurder het eens zijn over de hoogte van de huurprijs en de gemaakte afspraken goed schriftelijk vastleggen. Gedurende de huurperiode kunt u niet meer onder de overeengekomen prijs uit, ook niet via de rechter.
Huurprijsverhogingen
De huurder en verhuurder zijn vrij in het bepalen van de jaarlijkse huurprijsverhogingen. Veelal gebruiken zij hiervoor het CBS indexcijfer - cijferreeks Alle huishoudens - of een vast percentage. Ook kan worden afgesproken de huurprijs helemaal niet te verhogen.
Betaling huurprijs van kantoor ruimte
Veelal is in de huurovereenkomst bepaald dat de huurprijs bij vooruitbetaling moet worden voldaan. Als de huurder niet op tijd of niet betaalt, pleegt hij wanprestatie en kan de verhuurder bij de kantonrechter ontbinding van de huurovereenkomst vorderen. Het moet wel gaan om een zware wanprestatie die een ontbinding rechtvaardigt. De kantonrechter geeft de huurder bovendien meestal nog een laatste kans om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen, voordat hij daadwerkelijk tot ontbinding van de huurovereenkomst van de kantoor ruimte overgaat.
Gebreken aan het gehuurde (de kantoor ruimte)
De verhuurder is in beginsel verplicht de bedrijfsruimte vrij van gebreken ter beschikking te stellen. Een gebrek is aanwezig indien de huurder wordt gehinderd in zijn huurgenot en dit hem niet is toe te rekenen. Voor de verhuurder brengt dit met zich mee dat hij een vergaande informatieplicht heeft bij het sluiten van de overeenkomst aangaande toestand van de kantoor ruimte. Op gebreken die de huurder bij aanvang van de overeenkomst duidelijk waren, kan de verhuurder namelijk niet worden aangesproken. Verhuurders zullen derhalve als onderdeel van de overeenkomst een opleveringsbeschrijving opnemen waarin de toestand van de kantoor ruimte uitvoerig wordt beschreven. Treden er tijdens de huur toch nog niet voorziene ernstige gebreken op, dan moet de verhuurder die op aangeven van de huurder verhelpen. De huurder moet de verhuurder van de gebreken direct op de hoogte stellen. Komt de verhuurder vervolgens zijn verplichtingen niet of onvoldoende na, dan kan de huurder de onderhoudswerkzaamheden of de reparaties voor rekening van de verhuurder laten uitvoeren en dit zelfs verrekenen met de huurprijs. Let wel, het moet gaan om ernstige gebreken en redelijk gemaakte kosten. De kleine gebreken zijn voor rekening van de huurder. Eventuele schade ontstaan door het gebrek kan de huurder eveneens verhalen op de verhuurder. Daarnaast behoudt de huurder zijn overige rechten zoals het opschorten van huurbetaling of het (gedeeltelijk) ontbinden van de overeenkomst wegens dwaling of onvoorziene omstandigheden.
BTW bij huur kantoor ruimte
Bij verhuur kantoor ruimten is geen omzetbelasting verschuldigd (vrijgesteld). Dit betekent ten eerste dat over de huurprijs geen BTW verschuldigd is en ten tweede dat de verhuurder de BTW op de aanschaf en het onderhoud van deze bedrijfsruimten niet als voorbelasting in aftrek kan brengen. De verhuurder en de huurder kunnen echter samen een verzoek indienen bij de belastingdienst om de verhuur belast te doen zijn met omzetbelasting ('optie voor belaste huur'). Voorwaarde is dat de huurder de BTW die hem dan over de huurprijs in rekening wordt gebracht, voor tenminste 90% als voorbelasting in aftrek kan brengen. Als aan deze voorwaarde niet (meer) kan worden voldaan komt de optie voor belaste huur te vervallen.
Opzegtermijn huurovereenkomst kantoor ruimte
De huurovereenkomst eindigt als de overeengekomen periode is verstreken of als de overeenkomst wordt opgezegd. Bij opzegging moet een opzegtermijn in acht worden genomen. De opzegtermijn bedraagt minimaal de periode die ligt tussen twee huurbetalingstermijnen. Bijvoorbeeld als de huur maandelijks wordt betaald, dan is de opzegtermijn een maand. In de huurovereenkomst kunnen afwijkende opzegtermijnen worden opgenomen, waarbij de opzegtermijn voor de huurder nooit langer mag zijn dan
de opzegtermijn die geldt voor de verhuurder.
Opzegging door de huurder
Als de huurder de huurovereenkomst wil beëindigen is een mondelinge mededeling voldoende. Toch is het aan te raden schriftelijk op te zeggen en bij voorkeur aangetekend, zodat de huurder een bewijsstuk heeft.
Opzegging door de verhuurder en ontruimingsbescherming
Ook de verhuurder die de huurovereenkomst wil beëindigen kan volstaan met een mondelinge mededeling. Wel dient hij daarnaast de ontruiming schriftelijk aan te zeggen. Het is aan te raden dit per aangetekende brief met bericht van ontvangst of bij deurwaardersexploot te doen. Vanaf de datum waartegen de ontruiming is aangezegd, gaat er een ontruimingsbescherming werken. Dit houdt in dat wanneer de verhuurder de overeenkomst heeft opgezegd, de huurder het pand niet direct hoeft te verlaten maar nog 2 maanden kan blijven. Bovendien mag de huurder binnen deze termijn (2 maanden) de kantonrechter verzoeken de schorsingstermijn maximaal 1 jaar te verlengen (hierbij wordt gerekend vanaf de oorspronkelijke ontruimingsdatum. Dus aansluitend op de 2 maanden termijn nog maximaal 10 extra maanden). De huurder hoeft als hij zo'n verzoek heeft ingediend bij de kantonrechter niet te ontruimen totdat de kantonrechter een beslissing heeft genomen. Daarna kan de kantonrechter op verzoek deze termijn nog twee keer verlengen, telkens met maximaal 1 jaar. Hierbij is van belang dat het tweede en derde verzoek tot verlenging 1 maand vóór het aflopen van de schorsingstermijn moet zijn ingediend. De huurder moet hierop zeer attent zijn.
Wanneer wijst de kantonrechter een verzoek tot schorsing toe?
Het verzoek tot verlenging kan slechts worden toegewezen, als de belangen van de huurder door de ontruiming ernstiger worden geschaad dan die van de verhuurder bij voortzetting van de huur door de huurder. De kantonrechter kan het verzoek bovendien afwijzen, als de verhuurder aannemelijk maakt dat wegens onbehoorlijk gebruik, ernstige overlast of wegens wanbetaling van de huurder niet van de verhuurder kan worden gevergd dat hij de kantoor ruimte nog langer verhuurt aan de huurder. Tegen een toe- of afwijzing hiervan staat geen hoger beroep of cassatie open. Als de partijen het niet eens worden over het bedrag, dat de huurder tijdens de schorsingtermijnen moet betalen, moet de kantonrechter dit op verzoek vaststellen. De prijs wordt vastgesteld aan de hand van het huurprijspeil ter plaatse.
Om u op weg te helpen bij het opstellen of controleren van een huurovereenkomst voor de huur van kantoor ruimte, kunt u hieronder een aantal voorbeelden downloaden. Deze huurovereenkomsten zijn met name bedoeld voor de huur van conventionele kantoor ruimte. Over het algemeen heeft de verhuurder van een kantoor ruimte in een business center of bedrijfsverzamenlgebouw zelf standaard huurovereenkomsten waar mee wordt gewerkt. Hierbij is het echter wel mogelijk om specifieke bepalingen op te nemen die specifiek voor u gelden. Zo valt er bijvoorbeeld bijna altijd te onderhandelen over de huurprijs, maar ook over de lengte van de huurovereenkomst.
Downloads
Huurovereenkomst huur kantoor ruimte (MS Word document)
Huurovereenkomst huur kantoor ruimte (Adobe PDF document)
Huurovereenkomst huur kantoor ruimte Algemene bepalingen (Adobe PDF document)
Huurovereenkomst huur kantoor ruimte Handleiding (Adobe PDF document)
|
|
|
